رایتینگپیش‌نویس در حال بازبینی
ایمیل نوشتن به انگلیسی: رسمی و دوستانه، ساختار و عبارت‌ها
ایمیل انگلیسی رسمی و دوستانه: ساختار شش‌قدمی، خطاب و پایان درست، عبارت‌های کاربردی، نمونه‌ایمیل به استاد و همکار و خطاهای فارسی‌زبان‌ها مثل ترجمه‌ی «با تشکر».
چرا ایمیل انگلیسی ما غیرطبیعی به نظر می‌رسد؟
بیشتر ایمیل‌های انگلیسی که فارسی‌زبان‌ها می‌نویسند از نظر گرامر خطای بزرگی ندارند، ولی لحنشان عجیب است: یا خیلی تعارفی و اداری‌اند، یا آن‌قدر مستقیم که بی‌ادب به نظر می‌رسند. دلیلش ساده است: قالب نامه‌ی اداری فارسی را به انگلیسی ترجمه می‌کنیم. ایمیل انگلیسی قواعد خودش را دارد و خوشبختانه این قواعد کم و قابل‌یادگیری‌اند.
این راهنما برای ایمیل‌های واقعی است: به استاد برای پذیرش، به همکار خارجی، به شرکت یا به یک سازمان. همه‌ی نمونه‌ها برای همین مقاله نوشته شده‌اند.
رسمی یا دوستانه؟ از گیرنده شروع کنید
- رسمی: گیرنده‌ای که نمی‌شناسید یا رابطه‌ی رسمی دارید: استادی که برای پذیرش به او نامه می‌دهید، مسئول یک اداره، شرکتی که برایش رزومه می‌فرستید.
- نیمه‌رسمی: همکار، مدیر خودتان، استادی که با او کار می‌کنید. بیشتر ایمیل‌های کاری امروز این‌طورند.
- دوستانه: دوست و آشنای نزدیک.
یک قاعده‌ی کاربردی: لحن گیرنده را دنبال کنید. اگر استاد در جوابش نوشت Hi Leo و با اسم کوچکش امضا کرد، در ایمیل بعدی می‌توانید کمی صمیمی‌تر شوید. تا آن موقع رسمی بمانید.
ساختار ایمیل در شش قدم
- موضوع (subject line): کوتاه و مشخص. Prospective MSc student – question about the Data Science programme بهتر از Hello یا Request است.
- خطاب (greeting): با توجه به گیرنده (بخش بعد).
- جمله‌ی اول: هدف ایمیل. I'm writing to ask about… یا اگر گیرنده شما را نمی‌شناسد، یک جمله معرفی و بلافاصله هدف.
- بدنه: یک یا دو پاراگراف کوتاه؛ هر پاراگراف یک موضوع.
- درخواست روشن (call to action): گیرنده دقیقاً باید چه کار کند؟ Could you let me know by Friday whether…?
- پایان و امضا: عبارت پایانی، نام کامل و در ایمیل کاری، سمت و راه تماس.
خطاب درست: جایی که بیشترین خطا رخ می‌دهد
- وقتی نام خانوادگی را می‌دانید (رسمی): Dear Dr Evans, / Dear Professor Brown, / Dear Ms Taylor, / Dear Mr Taylor,
- وقتی نام را نمی‌دانید: Dear Sir or Madam, (رسمی و کمی قدیمی) یا Dear Admissions Team, / Dear Hiring Manager, (امروزی‌تر)
- نیمه‌رسمی و دوستانه: Hi Sarah, / Hello Sarah, / Dear Sarah,
- گروه: Hi all, / Hello everyone,
نکته‌ها:
- Mr و Ms همیشه با نام خانوادگی می‌آیند، نه نام کوچک. Dear Mr Jack (وقتی Jack نام کوچک است) غلط است.
- برای زن، Ms امن‌ترین انتخاب است؛ Mrs را فقط وقتی بنویسید که مطمئنید خودش این را ترجیح می‌دهد.
- اگر گیرنده دکترا دارد یا استاد است، Dr یا Professor با نام خانوادگی.
- در انگلیسی بریتانیایی بعد از Mr، Ms و Dr معمولاً نقطه نمی‌گذارند و در آمریکایی می‌گذارند (Mr.). هر دو درست‌اند.
عبارت‌های پایانی
- رسمی: Kind regards, / Best regards, / Yours sincerely, (بریتانیایی، وقتی نام گیرنده را نوشته‌اید) / Yours faithfully, (بریتانیایی، بعد از Dear Sir or Madam) / Sincerely, (آمریکایی)
- نیمه‌رسمی: Best, / Many thanks, / Thanks again,
- دوستانه: Cheers, / Take care, / Speak soon,
عبارت‌های کاربردی بر اساس هدف
درخواست
- I'm writing to ask whether…
- Could you please send me…?
- I would be grateful if you could… (رسمی)
پیگیری
- I'm just following up on my email from last week about…
- I wanted to check whether you've had a chance to look at…
پیوست
- I've attached my CV for your reference.
- Please find attached the signed form. (رسمی، کمی کلیشه‌ای)
عذرخواهی بابت تأخیر
- Sorry for the slow reply. (نیمه‌رسمی)
- Apologies for the delay in getting back to you.
تغییر زمان جلسه
- Would it be possible to move our meeting to Thursday?
- Unfortunately, something has come up and I won't be able to make it on Monday.
تشکر
- Thank you for your help with this.
- I really appreciate your time.
یک نمونه‌ی رسمی: ایمیل به استاد
Subject: Prospective PhD student – research interests in water management
Dear Professor Clarke,
My name is Lucy Walker, and I recently completed my master's degree in civil engineering at the University of Tabriz. I am writing to ask whether you are planning to accept new PhD students for the next academic year.
I read your recent paper on groundwater recharge with great interest, as my master's thesis focused on a similar problem in north-west Iran. I have attached my CV and a short summary of my thesis.
Would you be open to a short online meeting to discuss possible research directions? I would be happy to adjust to your schedule.
Thank you for your time.
Kind regards, Lucy Walker
ببینید: معرفی یک‌جمله‌ای، هدف در پاراگراف اول، دلیل مشخص برای انتخاب همین استاد، درخواست روشن و کوتاه بودن. تعریف و تمجید کلی (You are a great scientist) نیامده؛ اشاره به کار مشخص او مؤثرتر است.
یک نمونه‌ی نیمه‌رسمی: ایمیل به همکار
Subject: Slides for Thursday
Hi Tom,
Thanks for sending the draft yesterday. I've added the sales figures to slides 4 and 5, but I wasn't sure which chart you wanted for the summary. Could you take a quick look before Wednesday afternoon?
Best, Jack
کوتاه، مستقیم و دوستانه. در ایمیل کاری روزمره نیازی به مقدمه نیست.
طول ایمیل و جواب دادن به ایمیل
ایمیل خوب کوتاه است. اگر ایمیل شما بیشتر از دو یا سه پاراگراف کوتاه شده، احتمالاً یا چند موضوع را با هم آورده‌اید یا مقدمه‌ی زیادی دارید. برای موضوع‌های جدا، ایمیل‌های جدا بفرستید تا گیرنده راحت‌تر جواب بدهد و پیگیری‌اش ساده‌تر شود.
وقتی به ایمیل کسی جواب می‌دهید:
- موضوع را عوض نکنید، مگر اینکه بحث واقعاً عوض شده باشد؛ رشته‌ی ایمیل‌ها (thread) را نگه دارید.
- با تشکر شروع کنید اگر چیزی فرستاده یا کمکی کرده: Thanks for your quick reply.
- به همه‌ی سؤال‌هایش جواب بدهید؛ اگر چند سؤال پرسیده، می‌توانید با شماره یا فهرست جواب بدهید.
- دیر جواب دادید؟ یک عذرخواهی کوتاه کافی است؛ توضیح طولانی لازم نیست.
درباره‌ی زمان پیگیری هم قاعده‌ی رسمی وجود ندارد، ولی در بیشتر محیط‌های کاری و دانشگاهی، پیگیری مؤدبانه بعد از حدود یک هفته عادی است. استادها و مدیرها ایمیل زیادی می‌گیرند و جواب ندادن همیشه به معنای بی‌علاقگی نیست.
اشتباه رایج فارسی‌زبان‌ها
۱. ترجمه‌ی «با سلام و احترام»
With greetings and respect یا Respectfully greeting you در انگلیسی وجود ندارد. خطاب (Dear…) خودش سلام است.
۲. Dear Sir با نام کوچک
Dear Sir Jack یا Dear Mr Sara هر دو غلط‌اند. Sir در خطاب ایمیل به‌تنهایی می‌آید (Dear Sir or Madam) و Mr/Ms با نام خانوادگی.
۳. لحن بیش از حد رسمی
- Respected Sir و Dear honourable professor ترجمه‌ی «استاد محترم» و «جناب آقای» است و در ایمیل انگلیسی کهنه یا اغراق‌آمیز به نظر می‌رسد.
- I apologise for taking your precious time ترجمه‌ی «ببخشید وقت گران‌بهایتان را گرفتم» است. ساده‌ترش: Thank you for your time.
- I am at your service ترجمه‌ی «در خدمت شما هستم» است؛ بهتر: Please let me know if you need anything else.
۴. ترجمه‌ی «با تشکر» و «پیشاپیش ممنون»
- «با تشکر» را بعضی‌ها With thanks یا By thanks می‌نویسند. By thanks غلط است؛ With thanks وجود دارد ولی کم‌کاربرد است. معمول‌ترش Many thanks, یا Thanks, است.
- Thanks in advance رایج است، ولی بعضی گیرنده‌ها آن را کمی تحمیلی می‌دانند، انگار جوابشان از قبل فرض شده. در ایمیل رسمی Thank you for considering my request امن‌تر است.
۵. درخواست خیلی مستقیم
I want you to send me the form یا Send me the form در فارسی محاوره شاید عادی باشد، ولی در ایمیل انگلیسی دستوری و تند است. Could you send me the form?
۶. Could you please to…
بعد از could you فعل ساده بدون to می‌آید: Could you please send…
۷. موضوع خالی یا مبهم
ایمیل بی‌موضوع، به‌خصوص به استاد یا شرکت، ممکن است اصلاً باز نشود.
چک‌لیست پیش از ارسال
- موضوع مشخص است.
- خطاب با نام خانوادگی و عنوان درست است.
- هدف در دو جمله‌ی اول آمده است.
- گیرنده می‌داند دقیقاً چه کاری از او خواسته شده.
- پیوست را واقعاً ضمیمه کرده‌ام.
- ایمیل را یک بار بلند خوانده‌ام.
ادامه در همین سایت
- رایتینگ: صورت سؤال‌های تازه‌ی ایمیل و نامه با بازخورد خودکار فارسی روی لحن، ساختار و گرامر. هر نمره‌ای که نشان داده شود تخمین تمرینی است، نه رسمی.
- دفتر اشتباه‌ها: خطاهای پرتکرار ایمیل‌هایتان را جمع و مرور کنید.
- اگر برای آیلتس جنرال آماده می‌شوید، نامه‌نویسی آیلتس جنرال قالب نامه در آزمون را جدا توضیح داده است.
خواندن کافی نیست؛ حالا تمرینش کن
با تعیین سطح رایگان از همان‌جایی شروع کن که واقعاً هستی. بعد درس‌های کوتاه، مرور واژه و تمرین آزمون، و اولین درس‌ها بدون پرداخت.