ارتباط حرفه‌ای و دانشگاهی B2
ایمیل رسمی، خنثی یا دوستانه؟ از Hi تا Dear Dr Hughes
Email register: formal, neutral and informal
سارا باید از استادش بخواهد زمان ارائه‌ی سمینارش را عوض کند. یاد می‌گیری موضوع ایمیل، سلام و خداحافظی، درخواست نرم‌شده (I would be grateful if you could…)، فعل‌های رسمی به‌جای عبارت‌های محاوره‌ای و جمله‌های تأیید و پیگیری را برای ایمیل رسمی، خنثی و دوستانه درست انتخاب کنی.
گام ۱ از ۶
یک پیام، سه لحن
| Part | Informal (to a friend) | Neutral (to a colleague) | Formal (to a stranger or an official) |
|---|---|---|---|
| Opening | Hi Sam, | Hello Ms Hudson, | Dear Dr Hughes, |
| Request | Can you send me the file? | Could you send me the file? | I would be grateful if you could send me the file. |
| Thanks | Thanks a lot! | Thank you for your help. | Thank you for your time and consideration. |
| Ending | Speak soon! | I look forward to your reply. | I look forward to hearing from you. |
| Sign-off | Cheers, / Love, | Best wishes, / Kind regards, | Yours sincerely, / Yours faithfully, |
گام ۲ از ۶
موضوع ایمیل، سلام و خداحافظی
موضوع (Subject) را کوتاه و مشخص بنویس؛ معمولاً یک گروه اسمی است، نه جمله‌ی کامل. Question یا Hi!!! یا URGENT!!! کافی نیست. در جمله‌ی اول هدفت را بگو (I am writing to…) و آخر ایمیل کاری را که از گیرنده می‌خواهی با تشکر بیاور. در انگلیسی بریتانیایی Dear Dr Hughes با Yours sincerely تمام می‌شود؛ اگر اسم گیرنده را نمی‌دانی، Dear Sir or Madam با Yours faithfully (در انگلیسی آمریکایی معمولاً Sincerely).
- Subject: Application for the library assistant post – Nicole Turnerموضوع: درخواست برای شغل دستیار کتابخانه – نیکول ترنر
- I am writing to enquire about the opening hours of the language centre.می‌نویسم تا درباره‌ی ساعت کار مرکز زبان بپرسم.
- Dear Sir or Madam, … Yours faithfully, Nicole Turnerبا سلام، … با احترام، نیکول ترنر
گام ۳ از ۶
نرم کردن درخواست و ایجاد فاصله
در ایمیل رسمی به‌جای Can you…? و I want… از ساختار نرم‌تر استفاده کن: I would be grateful if you could… / Would it be possible to…? / I was wondering whether you could… . مجهول و ساختارهای اسمی (مثل A prompt reply would be appreciated) هم لحن را از حالت شخصی دورتر و رسمی‌تر می‌کنند: به‌جای We will send you a reply بنویس A reply will be sent to you. در ایمیل رسمی معمولاً مخفف نمی‌نویسیم (do not، cannot، I would).
- Would it be possible to extend the deadline by two days?امکان دارد مهلت را دو روز تمدید کنید؟
- I was wondering whether you could recommend a suitable course.می‌خواستم ببینم می‌توانید دوره‌ی مناسبی را پیشنهاد کنید.
- A prompt reply would be appreciated.پاسخ سریع شما مایه‌ی امتنان خواهد بود.
گام ۴ از ۶
از عبارت محاوره‌ای به فعل و عبارت رسمی
| Informal | Formal | معنی |
|---|---|---|
| look into | investigate | بررسی کردن |
| put off | postpone | عقب انداختن |
| ask for | request | خواستن، درخواست کردن |
| turn down | decline | رد کردن |
| get back to | reply to | جواب دادن به |
| ASAP | at your earliest convenience | در اولین فرصت |
| can't / I'd / we've | cannot / I would / we have | بدون مخفف |
گام ۵ از ۶
تأیید کردن و پیگیری
- I am writing to confirm our appointment on Monday 9 November at 10 a.m.می‌نویسم تا قرارمان را در دوشنبه ۹ نوامبر ساعت ۱۰ صبح تأیید کنم.
- Further to my email of 3 November, I would like to follow up on my request.پیرو ایمیل ۳ نوامبرم، می‌خواهم درخواستم را پیگیری کنم.
- As discussed on the phone, the delivery will take place on 12 June.همان‌طور که تلفنی صحبت کردیم، تحویل در ۱۲ ژوئن انجام خواهد شد.
- I would be grateful for an update on the matter.ممنون می‌شوم اگر آخرین وضعیت را اطلاع بدهید.
گام ۶ از ۶
دام فارسی‌زبان‌ها
۱. عنوان‌ها را روی هم نگذار: Dear Mr Dr Hughes ✗ ← Dear Dr Hughes. ۲. احترامات طولانی فارسی («خواهشمندم دستور فرمایید») را کلمه‌به‌کلمه ترجمه نکن؛ انگلیسی رسمی مؤدب است ولی ساده و کوتاه. ۳. «احتراماً» را With respect ترجمه نکن؛ این عبارت در انگلیسی اغلب پیش از مخالفت می‌آید. آخر ایمیل Yours sincerely یا Kind regards بنویس. ۴. look forward to hear ✗ ← look forward to hearing (بعد از to حرف اضافه، شکل -ing). ۵. لحن را قاطی نکن: شروع دوستانه (Hi) با پایان بسیار رسمی (Yours faithfully) نمی‌خواند.
متن درس: A request to a lecturer
Subject: Request to reschedule seminar presentation Dear Dr Hughes, I am writing to ask whether it would be possible to move my seminar presentation from Tuesday 17 November to the following week. Unfortunately, I have been asked to attend a compulsory training session at my workplace on that day, and I am unable to change it. I would be grateful if you could let me know whether this arrangement is acceptable. Should it be necessary, I can provide a letter from my employer. Please find attached the draft of my slides. As we discussed after Thursday's lecture, I have also included my reading list. Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you. Yours sincerely, Sarah Baker Postgraduate student, Group 3
ترجمه‌ی فارسی
موضوع: درخواست جابه‌جایی زمان ارائه‌ی سمینار جناب آقای دکتر هیوز، می‌نویسم تا بپرسم آیا امکان دارد ارائه‌ی سمینارم را از سه‌شنبه ۱۷ نوامبر به هفته‌ی بعد منتقل کنم. متأسفانه از من خواسته‌اند در آن روز در یک دوره‌ی آموزشی اجباری در محل کارم شرکت کنم و نمی‌توانم آن را تغییر بدهم. سپاسگزار می‌شوم اگر اعلام بفرمایید که این ترتیب قابل قبول است یا نه. در صورت لزوم می‌توانم نامه‌ای از کارفرمایم ارائه کنم. پیش‌نویس اسلایدهایم پیوست است. همان‌طور که بعد از کلاس پنجشنبه صحبت کردیم، فهرست منابعم را هم گذاشته‌ام. از وقت و توجه شما سپاسگزارم و منتظر پاسخ‌تان هستم. با احترام، سارا بیکر دانشجوی کارشناسی ارشد، گروه ۳
درس‌های این بخش: ارتباط حرفه‌ای و دانشگاهی B2
- ایمیل رسمی، خنثی یا دوستانه؟ از Hi تا Dear Dr Hughes
- جلسه و چانه‌زنی: Sorry to interrupt, but…
- ارائه‌ی شفاهی: First, I'll outline… Moving on to… To sum up